Top
dicas para escrever e-mails mais profissionais

12 dicas para escrever e-mails mais profissionais

Para muitas pessoas, enviar e-mails é uma tarefa árdua, principalmente quando o e-mail é formal. Porém, a troca formal de e-mails é uma ação comum no meio profissional. Às vezes, o problema maior é não conseguir saber se o e-mail ficou muito grosseiro. Para você melhorar seus e-mails e para ajudá-lo a ter mais segurança na hora de enviar, o Blog da Arquitetura separou 12 dicas para escrever e-mails mais profissionais.

dicas para escrever e-mails mais profissionais
Imagem: progressiveteatcher.com

Lista: Dicas para escrever e-mails mais profissionais

1. Saiba escolher o “assunto”

Enviar um e-mail sem preencher o campo do assunto é um dos primeiros grandes erros. Também não é bom colocar palavras como “urgente”, ainda mais em caixa alta. Caso não saiba o que colocar, tente resumir o seu e-mail em poucas palavras principais.

2. Não enrole

Se o e-mail é profissional, você não precisa redigir uma redação do Enem para contar algo. Seja objetivo e específico. O ideal é tratar o ponto principal logo no início, pois nem sempre o leitor chega ao final do e-mail. Organize as informações de forma lógica no corpo do e-mail, para não confundir o leitor e também para não misturar as coisas.

3. Use a linguagem formal

Evite usar gírias e abreviações. Não é proibido, claro, mas é necessário avaliar a situação. Por exemplo, é normal escrever um “vc” em um e-mail para um colega próximo, mas não é aconselhável utilizar tal abreviação para enviar um e-mail para um superior com o qual você não tem muita intimidade. Se você não sabe como a pessoa reagirá, opte pelo formal. Atenção: tenha muito cuidado se estiver trocando e-mails com pessoas de outros países. Pesquise sobre a cultura do local antes de escrever!

dicas para escrever e-mails mais profissionais
Imagem: savety4sea.com

4. Se for usar uma abreviação, saiba o que ela significa

Sdds é diferente de sds. A primeira é muito usada para “saudades” e a segunda para “saudações”. Então, seria meio estranho usar sdds em um e-mail para alguém que você nunca conversou antes, não é? Outra abreviação muito usada é o “att.” no lugar de “atte.”. O “att.” é a abreviação de attention e o “atte.” significa atenciosamente.

5. Cuidado com o que escreve

Tudo o que você escrever poderá ser usado contra você. Esse não é o clichê oficial, mas ele serve neste caso. É preciso ficar atento ao que escreve para não cometer nenhuma bobagem. O ideal também é evitar frases ambíguas ou que deixem o leitor confuso na hora da interpretação.

6. Tenha um endereço profissional

Se você tem um e-mail divertido (ou daquela época de MSN), é preciso tomar cuidado, principalmente quando vai enviar algo para um novo contato. Muitas pessoas acabam acreditando que é spam e não chegam a abrir. Você não precisa deletar seu e-mail, afinal, você tem contatos já estabelecidos nele, mas tenha um reserva para quando precisar enviar algo mais formal.

dicas para escrever e-mails mais profissionais
Imagem: lynda.com

7. Fique atento ao “Responder a todos”

Normalmente, e-mails nos quais você precisa responder apenas ao remetente são enviados com cópia oculta. Porém, se quem enviou não colocou os destinatários como ocultos, você pode acabar respondendo a todos sem querer. Às vezes não há problema, mas quando a resposta engloba dados pessoais, é bom ficar atento.

8. Saiba usar a “cópia oculta”

Quando você precisa falar a mesma coisa com mais de uma pessoa ao mesmo tempo, é normal enviar um e-mail para todos juntos. No caso em que todos precisam estar cientes das respostas, o correto é enviar como “cópia”. Porém, quando isso não é necessário, tente enviar como “cópia oculta”. Não é todo mundo que gosta que seu e-mail fique circulando entre desconhecidos.

9. Revise a ortografia e os campos de preenchimento

Após terminar de redigir, leia novamente e verifique se não escreveu algo errado. Se for preciso, use um corretor (disponível em alguns navegadores e celulares). Ainda, verifique se preencheu corretamente todos os campos antes de clicar em enviar.

dicas para escrever e-mails mais profissionais
Imagem: wordzen.com

10. Seja educado

Um e-mail formal não é um e-mail grosseiro. Por mais que a formalidade pareça um pouco rude, em alguns casos, você pode deixá-lo mais polido com algumas palavras mágicas, como por favor e obrigado. Seja educado também na hora da despedida. Se você ficar em dúvida, há uma gama de opções na internet para você se basear.

11. Responda assim que possível

E-mail não é WhatsApp, onde você ignora pessoas. Tente responder seus e-mails o mais rápido possível, o que é muito mais prático desde que os aplicativos de e-mail no celular estão sempre mostrando notificações. Mesmo que o e-mail tenha sido enviado por engano, tente responder e alertar ao remetente, que nem sempre percebe o erro cometido.

12. Assine o e-mail

Ninguém tem bola de cristal para adivinhar quem enviou o e-mail. Mesmo que seu e-mail seja o seu nome, assine!